Política de Protección de Datos Personales de San Vicente Fundación

Política de Protección de Datos Personales de San Vicente Fundación

1. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

1. Llevar a cabo medidas necesarias para la ejecución de un contrato que se haya celebrado con el titular.

2. Enviar información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

3. Realizar tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

4. Realizar tratamiento de datos de naturaleza pública, o aquellos relacionados con el registro civil de las personas.

2. Tratamiento y Finalidades

1. Para la prestación de los servicios asistenciales a sus pacientes y familias.

2. Para la gestión administrativa de la atención en salud.

3. Para comunicar información sobre servicios de salud, actividades, eventos académicos y empresariales, publicaciones, publicidad asociada a la salud, boletines de prensa, innovación empresarial, mensajes de protocolo, tarjetas de navidad e informes de gestión.

4. Para solicitud y trazabilidad de donaciones de carácter asistencial.

5. Para solicitud y trazabilidad de donaciones de bienes y servicios.

6. Para promocionar otros canales digitales como sitios web, blogs, redes sociales y videos de los canales de San Vicente Fundación y San Vicente Te Cuida.

7. Para el cumplimiento de las obligaciones legales y las exigencias de las entidades que regulan y vigilan el Sector Salud y demás autoridades competentes.

8. Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales y comerciales existentes.

9. Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación de sus servicios.

10. Para el diligenciamiento de encuestas, formularios y evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.

11. Para fines investigativos, científicos, formativos y educativos.

12. Para la seguridad de pacientes, colaboradores, visitantes, terceros y demás personas que ingresen a las instalaciones de San Vicente Fundación.

13. Para fines de eficiencia, seguridad y tecnología.

14. Realizar transacciones económicas en el portal web.

15. Para la actualización de datos entregados por el Titular.

a. Finalidades especiales para el tratamiento de los datos de pacientes y sus familias:

1. Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica.

2. Enviar resultados de exámenes diagnósticos.

3. Lograr comunicación relacionada con nuestros servicios, a través de diferentes medios.

4. Brindar información sobre campañas y programas especiales, mercadeo, promoción de servicios y educación al usuario.

5. Realizar encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas.

6. Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones, quejas, sugerencias y reclamos.

7. Caracterización y seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios asistenciales.

b. Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de empleados:

1. Realización de publicaciones internas y externa

   ·         Apertura de acceso a plataformas tecnológicas propias de la organización.

2. Apertura de acceso a plataformas tecnológicas propias de la organización.

3. Brindar información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados.

4. Comunicar jornadas de capacitación y mejoramiento continuo.

5. Informar procesos de selección y promoción interna.

6. Establecer una relación contractual.

7. Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, nómina, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.

8. Cumplir con el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral.

9. Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros.

c. Finalidades especiales para el tratamiento de los datos personales de proveedores, clientes, contratistas, convenios y alianzas:

1. Evaluación de bienes y servicios prestados por las partes.

2. Seguimiento y gestión de la relación contractual.

3. Reportes y reclamaciones a las compañías aseguradoras en los casos que aplique.

4. Las demás que sean propias de la celebración, ejecución, evolución, terminación y liquidación de la relación contractual.

3. Derechos y Deberes

3.1. Derechos del Titular de Datos Personales

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de la información.

3. Ser informado por San Vicente Fundación, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante San Vicente Fundación, como responsable del tratamiento.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

3.2. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

3.3. Legitimados para el ejercicio de los derechos del titular

1. El titular, acreditando su identidad.

2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

3.4. Deberes del Responsable y/o Encargado del Tratamiento

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarla.

8. Suministrar al encargado, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.

11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

12. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos del Titular

1. Correo electrónico:  datospersonales@sanvicentefundacion.com

2. Correo electrónico:  ssdatospersonales@sanvicentefundacion.com

3. Documento escrito: Dirigido a la Gerencia Jurídica, en la Calle 64 No. 51D – 154 Medellín, radicarla en el archivo General, Bloque 6.

4.1. Procedimiento para Consultas

4.2. Procediemiento para Reclamos

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a San Vicente Fundación, por cualquiera de los medios dispuestos para ello. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

   En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Responsabilidad en el Suministro de Datos Personales

6. Transferencia Internacional de Datos

1. El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.

2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y San Vicente Fundación como responsable y/o encargado del tratamiento.

3. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

7. Medidas de Seguridad

8. Uso de Imágenes y Video

9. Entrega de Datos Personales a Autoridades

10. Datos del Responsable

• Nombre o Razón Social: Fundación Hospitalaria San Vicente de Paúl
  Nit: 890.900.518-4
  Domicilio: Medellín - Antioquia
  Dirección: Calle 64 No. 51D – 154
  Correo electrónico: datospersonales@sanvicentefundacion.com
  Teléfono: (604) 444 13 33

• Nombre o Razón Social: Fundación Hospital San Vicente de Paúl - Rionegro
  Nit: 900.261.353-9
  Domicilio: Rionegro - Antioquia
  Dirección: Vereda la Convención vía Aeropuerto Llano Grande Km 2.3
  Correo electrónico: datospersonales@sanvidentefundacion.com
  Teléfono: (604) 444 87 17

• Nombre o Razón Social: Servicios de Salud San Vicente Fundación
  Nit: 900.224.057-6
  Domicilio: Medellín y Rionegro (Antioquia)
  Dirección: Calle 64 No. 51D – 154. Bloque 11
  Dirección: Vereda la Convención vía Aeropuerto Llano Grande Km 2.3. Torre C piso -1
  Correo electrónico: ssdatospersonales@sanvicentefundacion.com
  Teléfono: (604) 444 71 93

11. Temporalidad del Dato y Vigencia

Anexo 1: definiciones

• AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• DATO PÚBLICO: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1581 de 2012. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

• DATO SEMIPRIVADO: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1581 de 2012.

• DATO PRIVADO: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

• DATO SENSIBLE: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

• AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

• HABEAS DATA: es el recurso legal a disposición de todo individuo que permite acceder a un banco de información o registro de datos, que incluye referencias informativas sobre sí mismo. El sujeto tiene derecho a exigir que se corrijan parte o la totalidad de los datos en caso que éstos le generen algún tipo de perjuicio o que sean erróneos.

• TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un documento por el encargado por cuenta del responsable.